Winterzeit ist Kurszeit. Wenn die Tage kürzer, die Temperaturen kälter und die Reithallen voller werden, möchte man seinem Pferd und sich selbst gerne etwas Abwechslung bieten. Zum Beispiel indem man sich an einem Wochenend-Lehrgang neue Inputs holt. Das Angebot ist gross – doch was, wenn der Wunschkurs nicht dabei ist? Dann übernimmt man die Kursorganisation kurzerhand selbst, das kann jeder!
Wenn bei der Kursorganisation im Voraus an alles gedacht wird, profitieren Teilnehmer und Trainer gleichermassen vom Lehrgang. Foto: iStock.com
Wer einen Lehrgang mit dem Trainer seiner Wahl organisieren möchte, braucht vor allem Herzblut und Tatendrang. Wer noch dazu gut vernetzt ist – im Reitverein oder über die sozialen Medien –, der hat schon die halbe Miete. Für ein optimales Gelingen gilt es, im Vorfeld ein paar grundsätzliche Überlegungen anzustellen.
Tag und Datum
Will man möglichst viele Kursteilnehmer anlocken, sollte man seinen Kurs zumindest teilweise an einem Wochenende planen. Natürlich hängt das Datum aber in erster Linie vom Terminkalender des Trainers ab. Ist der Wunschtrainer ein gefragter Mann oder die Wunschtrainerin eine gefragte Frau, empfiehlt es sich, frühzeitig freie Daten abzuklären.
Diese Daten gilt es dann mit der Verfügbarkeit der Infrastruktur abzugleichen und zu guter Letzt sollte man es nicht unterlassen, abzuchecken, ob an besagtem Wochenende allenfalls eine Veranstaltung stattfindet, die mögliche Interessenten für den eigenen Kurs von einer Anmeldung abhalten könnten, wie beispielsweise eine Vereinsprüfung im Nachbardorf, eine grosse nationale Pferdesportveranstaltung, andere Kurse in der Region usw.
Infrastruktur unbedingt notwendig
Im Winter drängt es sich auf, den Kurs in einer Reithalle durchzuführen. Besonders geeignet sind Reithallen von Reitvereinen oder private Reithallen, die eigens für Kurse zur Verfügung gestellt werden. Je nachdem sollte man abklären, ob Tribünen oder genügend Platz für Sitzreihen vorhanden sind, damit auch Teilnehmer ohne Pferd auf ihre Kosten kommen.
Wenn mit einem grossen Publikumsansturm zu rechnen ist, muss die Reithalle zudem über eine gute Lautsprecheranlage mit Mikrofon für den Kursleiter verfügen. Kleinere, tragbare Anlagen können allenfalls auch an verschiedenen Orten gemietet werden.
Weiter ist zu bedenken, dass die Teilnehmer mit Auto und Hänger anreisen werden und deshalb genügend Stand- und Wendeplätze vorhanden sein müssen. Viele Reiter schätzen es zudem, wenn sie ihr Pferd tagsüber – oder sogar über Nacht – aufstallen können. Ob solche Gastboxen bereitgestellt werden können und sogar betreut und überwacht sind, gilt es ebenfalls abzuklären. Damit man sich zwischendurch mal aufwärmen kann, sollte auch ein geheiztes Reiterstübchen zur Verfügung stehen.
Zu den meisten Reitkursen gehört auch ein Theorieteil. Hier ist mit dem eingeladenen Kursleiter abzuklären, welche Geräte und Anschlüsse er benötigt. Nichts Ärgerlicheres für Veranstalter und Kursbesucher, wenn es am elektronischen Equipment hapert! Nicht immer ist es möglich, einen Theorieraum zu mieten. Dann tut es unter Umständen auch das Reiterstübchen oder ein Raum im nahegelegenen Restaurant. Wenn man verspricht, am Mittag dort mit den Kursteilnehmern zu essen, zeigt sich mancher Wirt flexibel.
Kosten berechnen
Nebst den Kosten für die Anlagenbenutzung und dem Tageshonorar des Trainers fallen meist auch Spesen für die Reise und Übernachtung des Kursleiters an. Für die Reservierung des Hotels ist gewöhnlich auch der Kursorganisator zuständig. Überlegen Sie sich gut, wo Sie Ihren Trainer einquartieren: Je besser er schläft, desto angenehmer wird der Kurs für alle Beteiligten.
Auch Kleinvieh macht Mist! Neben den grossen Positionen sollte man sich überlegen, inwieweit die Verpflegung im Preis inbegriffen ist.
Stelle ich Getränke in den Pausen zur freien Verfügung, ist das Mittagessen inklusive oder geht man über Mittag gemeinsam in ein nahegelegenes Lokal (in Gehdistanz!) und die Bezahlung erfolgt individuell durch die Teilnehmer? Gerade bei Kursen mit längerem Theorieteil sollte man für jeden Teilnehmer Schreibmaterial zur Verfügung stellen (Papier und Kugelschreiber).
Um die Kosten pro Teilnehmer zu berechnen, muss ich wissen, wie viele aktive Reiter ich zulassen kann. Dies ist insbesondere mit dem Trainer zu besprechen, der weiss, wie sein Kurs abläuft.
Hat man alle Kosten im Überblick, gilt es, einen kurzen «Reality-Check» vorzunehmen: Wie teuer ist mein Kurs im Vergleich zu anderen, vergleichbaren Veranstaltungen? Rechtfertigt das Angebot den Preis? Ist mein Zielpublikum bereit, die Kosten auf sich zu nehmen?
Ausschreibung: Teilnehmer angehen
Der Trainer ist gebucht, die Infrastruktur steht, die Kosten sind berechnet – jetzt fehlen nur noch die Teilnehmer! Um an möglichst viele Interessenten heranzukommen, lohnt es sich, die Reitvereine der Umgebung anzugehen, die die Kursausschreibung an alle ihre Mitglieder weiterleiten können. Auch an den Reithallen und in den Reitsportgeschäften der Region sollte die Ausschreibung angeschlagen werden.
Nicht zu unterschätzen ist natürlich die Reichweite der sozialen Medien und des Internets: In der richtigen Gruppe und im passenden Forum platziert, werden in kürzester Zeit viele Pferdemenschen Bescheid wissen. Wirkungsvoll, aber kostenintensiv sind Inserate in Printmedien (Lokalzeitung, Pferdemedien). Es gibt in verschiedenen Fachzeitschriften aber auch die Möglichkeit, Veranstaltungen kostenlos in der Rubrik «Agenda» zu platzieren. Es lohnt sich, die Zeitschriften kurz per E-Mail anzuschreiben, mit der Bitte, die Ausschreibung abzudrucken.
Die Ausschreibung sollte ungefähr zwei bis drei Monate vor der Veranstaltung erfolgen. Es ist wichtig, eine Meldefrist zu vermerken. Viele Leute warten bis zum letzten Moment mit dem Anmelden. Das ist für den Organisator sehr unangenehm, da unter Umständen lange nicht sicher ist, ob der Kurs zustande kommt. Deshalb sollte zwischen Meldefrist und Kursdatum genügend Zeit eingeplant werden, damit man nötigenfalls noch reagieren kann. Ausserdem empfiehlt es sich, die Teilnehmer auch gleich finanziell zu verpflichten: Erst wenn die Kursgebühr bezahlt ist, ist der Kursplatz auch definitiv gebucht! Und vergessen Sie nicht, der Ausschreibung die Allgemeinen Kursbedingungen beizulegen, um sich gegen mögliche Risiken schriftlich abzusichern (siehe Kasten).
Verdienen wird der Kursorganisator unter dem Strich wohl kaum etwas. Sein Lohn ist die Freude der Teilnehmer an einem rundum gelungenen Kurs. Erinnern Sie sich daran, wenn Sie das nächste Mal an einem Lehrgang teilnehmen, und seien Sie dankbar und nachsichtig mit dem Organisator, der den Kurs mit grosser Wahrscheinlichkeit in seiner Freizeit nach bestem Wissen und Gewissen auf die Beine gestellt hat.
Cornelia Heimgartner
Kurs und Recht
Natürlich birgt die Kursorganisation auch immer gewisse Risiken. Wir haben bei Rechtsanwältin Daniela Fischer von Equilex nachgefragt, wie der Kursorganisator sich bestmöglich vor bösen Überraschungen schützen kann.
Sie erklärt, dass hier das Vertragsrecht Anwendung findet, und empfiehlt, die wichtigsten Aspekte wie die Haftung bei Unfällen, die Kostenrückerstattung bei einem Kursausfall oder bei Verhinderung eines Teilnehmers usw. in Allgemeinen Kursbedingungen zu regeln. Formulierungen wie «Die Versicherung ist Sache der Teilnehmer» oder «Mit der Begleichung der Kursgebühr erklärt sich der Kursteilnehmer mit den Allgemeinen Kursbedingungen einverstanden» sollten auf keinen Fall fehlen.
Wie der Kursorganisator das Risiko dann im Detail verteilen möchte, kann er jedoch weitgehend selbst bestimmen. So hat er beispielsweise das Recht, eine Klausel vorzusehen wie: «Für bezahlte und nicht benützte Kursplätze und für aufgrund höherer Gewalt nicht durchführbare Kurse wird kein Geld zurückerstattet.»
Möchte er den Kursteilnehmern hingegen entgegenkommen, könnte er jedoch auch Folgendes vereinbaren: «Bis zwei Wochen vor Kursbeginn wird bei Abmeldung der volle Kursbetrag zurückerstattet, vorbehaltlich einer Bearbeitungsgebühr von 20 Franken.» Das sind nur wenige Beispiele von vielen denkbaren Varianten. Lesen Sie die Allgemeinen Bedingungen anderer Kurse – auch ausserhalb des Pferdesports – und übertragen Sie, was auf Ihren Kurs passt.