Fédération Suisse des Sports Équestres FSSE

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Le défi des engagements, de leurs délais et de leurs coûts

18 août 2014 07:23

Les engagements tardifs sont aujourd’hui très en vogue, principalement dans la discipline saut d’obstacles – au grand mécontentement des différents acteurs tels qu’organisateurs, spectateurs, cavaliers s’étant annoncés à temps et bien entendu également de la Fédération Suisse des Sports Equestres FSSE. La proposition de solution: une deuxième clôture facultative des engagements tardifs en lien avec le système d’engagements en ligne obligatoires. Discussion et état actuel des choses.

C’est l’été, milieu de semaine, et les pronostics météorologiques pour le weekend sont parfaits: ni trop froid, ni trop chaud, le sol ni trop sec, ni trop mouillé. Des conditions de concours parfaites, particulièrement pour les places sur gazon. Le moment est venu, cheval et cavalier sont prêts – cependant la clôture officielle des engagements pour la manifestation désirée est déjà dépassée depuis longtemps.

Aucun problème: depuis quelques années, les cavaliers et cavalières intéressés peuvent encore s’engager même après la clôture officielle des engagements d’un concours de saut d’obstacles. Ceci est particulièrement populaire pour les compétitions sur gazon. Dans la plupart des cas, les organisateurs n’exigent pas de frais supplémentaires liés aux engagements tardifs, alors qu’ils sont théoriquement tenus de le faire.

La possibilité de s’engager ultérieurement provoque de grosses incertitudes chez les organisateurs: peu de temps avant la manifestation, ils ne savent pas s’ils ont assez d’engagements pour pouvoir effectuer le concours.

Les cavaliers s’étant engagés de manière correcte se sentent également souvent lésés. Au lieu de par exemple 30 départs, plus de 70 cavaliers peuvent parfois être annoncés par beau temps. Les épreuves en deviennent ainsi plus longues ou doivent être divisées, et le temps prévu pour les épreuves suivantes ne peut être tenu.

Obsolète et source d’erreurs

La charge administrative liée aux engagements tardifs est plutôt élevée pour les secrétariats des compétitions. A cet endroit précis, plusieurs erreurs peuvent se dérouler. Par exemple, la somme de points ou la justesse des données ne sont pas contrôlées ou alors seulement de manière lacunaire, ce qui peut provoquer des disqualifications.

Lors du règlement avec le secrétariat de la Fédération Suisse des Sports Equestres FSSE, les engagements tardifs doivent finalement tous être facturés séparément.  Cela signifie à nouveau une charge supplémentaire pour les organisateurs ainsi que pour le secrétariat. De plus, un sondage laisse deviner que des cavaliers qui n’ont jamais payé les frais de licence ou la confirmation d’inscription passent entre les gouttes lorsqu’ils ne sont pas classés. La direction est ainsi poussée à tout contrôler de manière minutieuse.

Cette charge administrative est agaçante, mais malheureusement nécessaire, afin de pouvoir effectuer des facturations correctes. Par ailleurs, d’un point de vue de la protection des données, il est un peu délicat que toute la banque de données de la FSSE doive à chaque fois être livrée, afin que les engagements tardifs puissent également être attribués correctement aux numéros de licence et de passeport.  

Approche de solution: clôture facultative des engagements tardifs

Considérant cette situation plus qu’insatisfaisante pour les cavaliers annoncés correctement, la FSSE, les fédérations régionales et les organisateurs, un groupe de travail comprenant des représentants de diverses disciplines ainsi que le secrétariat et le comité se sont regroupés. Leur but est d’établir et de discuter des propositions de solutions.

La discipline saut d’obstacles a proposé d’introduire une clôture facultative des engagements tardifs avec une taxe supplémentaire fixée de manière réglementaire. Celle-ci pourrait être déterminée selon la discipline ou le niveau. Un tel système nécessiterait cependant la mise en place d’engagements en ligne obligatoires. L’engagement après la clôture facultative des engagements serait alors uniquement possible en ligne.

D’une pierre deux coups

La proposition d’une clôture facultative des engagements a été très saluée par tous les membres du groupe de travail, car, de cette manière, plusieurs problèmes pourraient être résolus d’un coup. Grâce à une clôture facultative des engagements, qui pourrait être placée le plus proche possible de la date de la compétition, la sécurité de planification et des finances pour les organisateurs serait fortement augmentée.

Il n’y aurait plus lieu de discussions au sujet des inscriptions tardives ou des  suppléments pour l’organisateur, car tout se déroulerait automatiquement et uniquement par le système en ligne. Il y aurait ainsi une réglementation claire. Le secrétariat du concours ne devrait plus s’occuper de la gestion administrative des engagements tardifs, mais recevrait une liste correcte et définitive du secrétariat de la FSSE après la clôture facultative des engagements. De la même manière, la facturation après la clôture facultative des engagements serait supprimée, car la finance d’inscription, déduction faite des frais, serait virée par le secrétariat après la première, respectivement deuxième clôture des engagements, et aucune liste de départs ou de rangs ne devrait être ajustée.  

Ajustements du réglement nécessaires

Afin de pouvoir mettre en place ces changements dès 2016, le fondement réglementaire du règlement général et des règlements de discipline devrait être créé et les adaptations nécessaires dans le système informatique de la FSSE devraient être réalisées. Chaque discipline devrait fixer les émoluments d’engagements tardifs pour chaque échelon. Par ailleurs, les engagements tardifs après la deuxième mais facultative clôture des engagements devraient être interdits par le règlement. Une phase de test volontaire est également discutée pour la saison 2015 pour les organisateurs intéressés, mais doit encore être éclaircie du point de vue technique et réglementaire.

Système éprouvé en France, Allemagne et Belgique

Des pays tels que la France, l’Allemagne ou la Belgique pratiquent depuis longtemps un système unique d’inscriptions en ligne. En Suisse, plus de deux tiers des cavaliers s’enregistrent déjà en ligne.  En 2013, il s’agissait alors dans des compétitions de la discipline saut d’obstacles de 66 pour cent, dressage 75 pour cent, épreuves de concours complet 65 pour cent et attelage 49 pour cent. La discipline voltige est déjà plus avancée et va introduire dès 2015 le système d’engagements en ligne obligatoire.

A l’ère d’internet, tous les cavaliers vont certainement trouver un moyen de pouvoir s’engager en ligne. Aujourd’hui déjà, les listes de départs ne sont majoritairement plus que disponibles en ligne.

La mise en place pour 2016 signifie que les commissions de règlements des diverses disciplines et finalement la commission réglementaire supérieure REGLKO devront se pencher sur la question le plus tôt possible. De plus, des adaptations techniques du système sont nécessaires. A présent, seuls quelques petits organisateurs n’utilisent pas de logiciel d’organisation.

Un passage à la rédaction électronique des résultats semble approprié et incontournable. Il a également été discuté du fait que les émoluments d’engagements tardifs devraient être octroyés aux organisateurs, éventuellement avec une petite déduction pour le secrétariat de la FSSE pour la mise en place technique et administrative (-.50 centimes à 1.- francs par engagement). Une clôture facultative des engagements tardifs avec engagement en ligne obligatoire va au plus tôt être mise en place en 2016, afin que les détails puissent être élaborés par le groupe de travail.

Nicole Basieux

Moderniser le transfert des données

La situation actuelle du transfert de données entre le logiciel de l’organisateur et Equis (FSSE) a porté ses fruits durant des années, mais est à présent obsolète et n’est plus opportune. Le transfert actuel des données produit de grandes charges administratives pour le secrétariat lors de l’acquisition des résultats d’une manifestation, car la qualité des données laisse souvent à désirer et les dates sont parfois livrées très tard. Les spécialistes IT du groupe de travail IT FSSE proposent ici une interface web (API) qui assurera dans le futur que les données soient transmises pour ainsi dire en temps réel et dans la bonne qualité. Cette étape est à présent discutée avec les fournisseurs de logiciels et une nouvelle certification pour 2016 est ébauchée. Le but de la FSSE est que les résultats soient transmis de manière propre et simple, qu’ils puissent être lus automatiquement par le secrétariat et que les organisateurs puissent également profiter de l’interface web et des données actuelles.

Changements et mises en œuvre nécessaires pour 2016 selon le groupe de travail:

  • Introduction d’une clôture facultative des engagements avec des émoluments plus élevés, qui seraient fixés par les règlements de discipline. Ceci peut – mais ne doit pas – être utilisé par l’organisateur.
  • Introduction du système d’engagements en ligne obligatoires, plus d’autres engagements possibles.
  • Aucun engagement tardif possible après la clôture facultative des engagements ; changements de cheval ou de cavalier devraient toujours être encore possibles.  
  • Nouvelle certification du logiciel existant de l’organisateur avec une période transitoire jusqu’en 2016.
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