L’hiver est la saison des cours. Lorsque les jours se raccourcissent, que les températures baissent et que les manèges se remplissent, l’on cherche à diversifier son programme et celui de son cheval. Par exemple en essayant de nouvelles activités. Le nombre de cours proposés est élevé – mais que faire si le cours désiré n’en fait pas partie? Dans ce cas, l’on s’occupe
soi-même de l’organisation, chacun peut le faire!
Lorsqu’au préalable les organisateurs ont pensé à tout, les participants et les entraîneurs profitent au même titre du cours de formation. Photo: iStock.com
Quiconque souhaite organiser un stage avec un entraîneur de son choix a surtout besoin d’énergie et d’entrain. Si en plus l’on dispose de bonnes connexions à travers un club hippique ou les réseaux sociaux, une bonne partie du chemin est déjà faite. Afin de garantir la réussite du projet, il s’agit de mener quelques réflexions fondamentales avant de se lancer.
Jour et date
Si l’on souhaite attirer un maximum de participants, il est préférable de planifier au moins une partie de son cours sur un week-end. Évidemment, la date dépend en premier lieu de l’agenda de l’entraîneur. Si l’entraîneur souhaité est très demandé, il vaut la peine de s’informer de ses disponibilités assez en avance.
Il s’agit ensuite de comparer ces dates avec la disponibilité des infrastructures, et, finalement, il ne faut pas oublier de vérifier si d’autres manifestations ayant lieu le même week-end pourraient empêcher des intéressés potentiels de s’inscrire, comme par exemple un concours d’un club hippique dans le village voisin, une grande manifestation équestre nationale, d’autres stages dans la région, etc.
Infrastructures absolument nécessaires
En hiver, il s’impose que le cours soit effectué dans un manège couvert. Les manèges de clubs hippiques ou des manèges privés spécialement mis à disposition pour des cours se prêtent particulièrement bien à cela. Suivant les cas, il faudrait aussi s’assurer qu’il y ait des tribunes ou suffisamment de place pour des rangées de sièges, afin que les participants n’ayant pas de cheval à disposition puissent également profiter pleinement du cours. Si de nombreux spectateurs sont attendus, le manège devrait également disposer d’un bon système de sonorisation ainsi que d’un micro pour l’instructeur. Si nécessaire, de petits haut-parleurs portables peuvent aussi être loués à différents endroits.
De plus, il s’agit de prendre en considération que les participants se rendront sur le lieu du cours en voiture et remorque et qu’il faudra donc prévoir suffisamment de place de parcage et de manœuvre.
Par ailleurs, beaucoup de cavaliers apprécient le fait de pouvoir laisser leur cheval en box pendant la journée – ou même pour passer la nuit. Il faut donc s’informer si de tels boxes d’accueil peuvent être mis à disposition et si une personne est chargée de leur entretien et de leur surveillance.
Afin que les participants puissent se réchauffer de temps en temps, une buvette chauffé devrait aussi être disponible.
La plupart des stages d’équitation comprennent aussi une partie théorique. Ici, il faut s’informer auprès de l’instructeur invité de quels appareils et moyens de connexion il a besoin. Il n’y a rien de plus embêtant pour l’organisateur et les participants qu’un équipement électronique qui ne fonctionne pas! Comme il n’est pas toujours possible de louer une salle de théorie, une buvette ou une salle dans un restaurant proche font aussi l’affaire. La plupart des restaurateurs sont flexibles si l’on promet de prendre le repas de midi avec les participants dans le restaurant en question.
Le calcul des coûts
En plus des coûts pour l’utilisation des infrastructures et du tarif journalier de l’instructeur, il faut tenir compte des coûts pour le déplacement et l’hébergement de l’instructeur. En règle générale, l’organisateur du cours se charge aussi de la réservation d’une chambre d’hôtel. Réfléchissez bien où vous voulez loger votre instructeur: le cours sera d’autant plus agréable pour tous les participants si l’instructeur a bien dormi.
Il n’y a pas de petites économies! Mis à part les grands postes, il faut définir ce qui est également inclus dans le prix. Y aura-t-il des boissons à disposition pendant les pauses, le repas de midi est-il inclus ou prévoit-on de se rendre dans un restaurant proche (à pied!) où les participants payent leur repas individuellement? Particulièrement pour les cours ayant une partie théorique plus longue, il faudrait mettre à disposition de quoi écrire (papier et stylos).
Afin de calculer le coût par participant, il faut savoir combien de cavaliers actifs l’on peut admettre au cours. C’est une chose qu’il faut surtout discuter avec l’instructeur qui sait de quelle manière se déroule son cours.
Une fois que l’on a un aperçu des coûts totaux, il s’agit de faire un petit contrôle général: le prix du stage est-il comparable à celui d’autres manifestations du même genre? Est-ce que l’offre justifie le prix? Le public-cible est-il prêt à payer ce prix?
Publicité: comment approcher les participants
L’instructeur est engagé, l’infrastructure prête et le calcul des coûts effectué – il ne manque plus que les participants!
Afin d’atteindre le plus d’intéressés possible, il vaut la peine de contacter les clubs hippiques de la région. Ceux-ci peuvent transmettre le programme du cours à tous leurs membres. Le programme devrait aussi être distribué aux centres équestres et aux boutiques d’équitation environnants. Il ne faut pas non plus sous-estimer la portée des réseaux sociaux et d’internet: si l’annonce est placée sur le bon groupe ou dans le bon forum, de nombreux passionnés d’équitation seront rapidement au courant. Une annonce dans la presse écrite (journal local, magazine d’équitation) est également très efficace mais plus coûteuse.
Dans diverses revues spécialisées, il est aussi possible de placer la date de la manifestation gratuitement dans la rubrique «Agenda». Il vaut donc la peine de contacter les revues par e-mail en leur demandant de bien vouloir publier l’annonce.
La publication de l’annonce de la manifestation devrait se faire deux à trois mois à l’avance. Il est important de mentionner un délai d’inscription car beaucoup de personnes attendent le dernier moment pour s’inscrire. Ce n’est pas très agréable pour l’organisateur, étant donné qu’il ne sait pas pendant longtemps si son cours pourra avoir lieu ou non. Il faut donc prévoir suffisamment de temps entre le délai d’inscription et la date du cours afin de pouvoir réagir au cas où. Il est en outre conseillé de directement faire payer le cours aux participants: une personne n’est inscrite que lorsqu’elle a payé la finance d’inscription. Il ne faut pas oublier de publier les conditions de participation au cours avec le programme afin d’éviter tout risque (voir encadré).
Au bout du comte, l’organisateur n’aura probablement rien gagné avec son cours, sa récompense est le plaisir des participants après un week-end réussi. La prochaine fois que l’on participe soi-même à un stage, il faut s’en rappeler et être reconnaissant et indulgent envers l’organisateur qui a certainement organisé la manifestation avec beaucoup d’engagement durant son temps libre
Cornelia Heimgartner
Cours et lois
Évidemment, l’organisation d’un cours présente quelques risques. Nous nous sommes renseignés auprès de l’avocate Daniela Fischer d’Equilex comment l’organisateur peut éviter de mauvaises surprises de la manière la plus sûre.
Elle explique que dans ce cas, c’est le droit des contrats qui est en vigueur et qu’il est judicieux de régler les aspects importants, comme la responsabilité en cas d’accident, le remboursement en cas d’annulation du cours ou d’empêchement d’un participant etc. dans les conditions générales du cours. Certaines formulations comme «La conclusion d’une assurance incombe au participant» ou «En payant la finance d’inscription, le participant accepte les conditions générales du cours» ne devraient manquer en aucun cas.
L’organisateur du cours peut ensuite lui-même définir en grande partie comment il souhaite régler les détails. Il a par exemple le droit de prévoir une clause comme: «Les cours payés mais non suivis ainsi que les cours annulés pour cause de force majeure ne seront pas remboursés.»
Par contre, s’il veut se montrer complaisant envers les participants, il peut aussi convenir la chose suivante: «Jusqu’à deux semaines avant le début du cours, la totalité de la finance d’inscription est remboursée en cas de désistement, après déduction de 20 francs de frais d’administration.» Ce ne sont quelques exemples parmi les nombreuses possibilités. L’on peut s’inspirer des conditions générales d’autres cours – aussi en dehors des sports équestres – et reprendre les formulations qui correspondent à son propre cours.
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