Le Comité de la FSSE a donné le feu vert au projet «Engagement online obligatoire» au printemps 2014. Il a confié ensuite le mandat à un groupe de travail composé de représentants des disciplines et des associations régionales ainsi que d’organisateurs. Après avoir travaillé de manière intensive et  demandé plusieurs prises de position aux associations membres au cours des deux dernières années, ce groupe de travail a finalement présenté une proposition de mise en œuvre au Comité.

Durant l’élaboration du projet, le groupe de travail a été unanime au sujet de plusieurs points centraux: Afin de soulager les organisateurs d’un point de vue administratif, les inscriptions aux épreuves devront se faire uniquement en ligne. En conséquence, cela signifie que chaque cavalier et chaque cheval devra disposer d’un brevet/licence, respectivement d’une inscription au registre des chevaux de sport, activé et payé correctement: ce sera le seul moyen de procéder à une inscription à l’avenir.

Service 24 h/24 h 
Afin que les cavaliers ne soient pas dépendants des heures d’ouverture du secrétariat ou des délais de virement  postaux ou bancaires, ils ont d’ores et déjà la possibilité d’activer et de payer leur brevet ou leur licence ainsi que l’inscription au registre des chevaux de sport de leur cheval pour l’année sportive en cours sur la plateforme en ligne my.fnch.ch. Ils peuvent ensuite directement procéder à l’inscription en ligne à la manifestation de leur choix dans le système d’engagement online.

Pas d’engagements sur place mais flexibilité jusqu’au jour du concours
Le groupe de travail a été également ­d’accord sur le fait que les engagements sur place ne devraient plus être acceptés à l’avenir sans pour autant réduire la ­flexibilité pour les organisateurs ou les cavaliers.

Les mutations comme les changements de cavalier et de cheval (ou de paires selon les propositions) peuvent donc être faits en ligne par le cavalier lui-même jusqu’à 16 h le jour précédant l’épreuve, ou plus tard par les secrétariats des manifestations. Les organisateurs auront toujours la possibilité de réserver des places de start – dites Wildcards – et de les attribuer comme ils le souhaitent jusqu’à peu avant l’épreuve.

Comment fonctionnent le délai d’engagement et la phase d’engagement ultérieur? 
Comme c’est le cas jusqu’à présent, le délai d’engagement est fixé par l’organisateur. L’acceptation des engagements se fera cependant uniquement via le système d’engagement online.

Une fois le délai d’engagement passé, l’organisateur peut ouvrir une phase d’engagement ultérieur facultative pendant laquelle il peut demander une taxe supplémentaire, qu’il fixe lui-même (mais au minimum CHF 5.–) sur les engagements. C’est aussi lui qui définit le nombre de places de start qu’il souhaite offrir par épreuve.

La phase d’engagement ultérieur peut courir (l’organisateur choisit le délai!) jusqu’au plus tard à 16 h le jour précédant l’épreuve mais se clôt automatiquement lorsqu’il n’y a plus de places de départ à disposition. Il faut noter que les places  sont attribuées selon l’entrée des engagements d’après le principe du «premier arrivé premier servi». Les engagements faits pendant la phase d’engagement ultérieur sont aussi directement débités du compte d’engagement du cavalier en question et le nombre de places à disposition diminue automatiquement dans le système d’engagement.

Une fois le délai d’engagement ou la phase d’engagement ultérieur facultative passés, les engagements sur place ne sont plus possibles. Les mutations (changement de cavalier, de cheval ou de paire) peuvent cependant être faits en ligne par les cavaliers eux-mêmes (jusqu’à 16 h le jour précédant l’épreuve) ou par après par les secrétariats.

Pas de carte de crédit, que faire? 
Effectuer les engagements en ligne signifie également payer la finance d’engagement en ligne. Pour effectuer des inscriptions dans le système d’engagement online, le paiement doit obligatoirement être fait avec une carte de crédit ou postale (les cartes EC ne fonctionnent pas). Étant donné que les cavaliers ne disposent pas tous d’un tel moyen de paiement, la FSSE examine ­actuellement des moyens de paiement ­alternatifs dans le cadre du projet. Divers fournisseurs proposent des cartes de crédit gratuites.

La mise en œuvre sur la bonne voie
Les modifications qui doivent être faites dans le système d’engagement online actuel – en particulier le développement pour la nouvelle phase d’engagement ultérieur – sont déjà en cours et les premiers essais pourront être entrepris cet été. Un lancement au 1er janvier 2017 est donc réaliste du point de vue de la FSSE, du groupe de travail et du développeur du logiciel. Afin que les organisateurs puissent utiliser le nouveau système sans problèmes en début d’année prochaine, des journées de formation seront proposées en automne. Leurs dates seront communiquées suffisamment à l’avance.

Parallèlement au projet «Engagement online obligatoire», le développement d’un nouveau logiciel pour organisateurs est en cours (voir encadré). Ces deux projets sont réalisables indépendamment l’un de l’autre, il y a cependant des interactions qu’il s’agira de prendre en compte lors de la mise en œuvre.

Nadine Niklaus et Nicole Basieux